Come fare una riunione telefonica efficace mentre si è dall’altra parte del mondo?

Nella nostra attività di consulenza, dobbiamo comunicare quotidianamente con i nostri clienti. Naturalmente usiamo la posta elettronica e la messaggistica istantanea, ma abbiamo anche incontri telefonici regolari con uno o più contatti.

Ecco alcuni consigli per farlo andare il più liscio possibile.

1/ Essere in orario

Come avrete probabilmente già notato, le riunioni raramente iniziano in orario, anche quando tutti lavorano nella stessa stanza.

C’è sempre un ritmo di 5/10 minuti quando tutti arrivano e si sistemano. Questo è ancora più vero quando bisogna connettersi a Skype, collegare un microfono, …

Ci facciamo quindi un punto d’onore di essere iperpuntuali, connessi e disponibili all’ora prevista.

Potrebbe non essere sufficiente per iniziare la riunione in tempo, ma non sarà colpa tua 🙂

Il semplice fatto di essere sempre in orario è un vero segno di serietà e aiuta a rassicurare il tuo cliente che non penserà di pagare un fornitore che beve cocktail sulla spiaggia in Thailandia.

2/ Avere una buona connessione internet

Questo è assolutamente essenziale per una buona qualità audio. Per esperienza, è necessario avere una velocità di internet di almeno 1 MB/secondo in downlink e 1 MB/secondo in uplink.

La velocità verso il basso è raramente un problema (altrimenti si fa davvero fatica a lavorare)

L’aumento della velocità è più un problema. In Turchia e in Marocco , dove siamo stati per quasi 3 mesi, la velocità di upload è di circa 0,1 mb/secondo. Molto complicato fare incontri telefonici in queste condizioni.

Fortunatamente, le reti mobili (3G / 4G) sono generalmente molto più veloci e permettono di effettuare chiamate senza problemi. Passiamo quindi dalla nostra connessione wifi alla nostra connessione mobile quando dobbiamo fare una chiamata.

L’ideale è avere un piano B in caso di problema (una connessione wifi e una connessione mobile / due connessioni mobili, …).

In ogni caso, avere una buona connessione internet è un problema vostro, non del vostro cliente. Sei da solo 🙂

3/ Avere un buon equipaggiamento

Non fate l’errore di accontentarvi del microfono e dell’altoparlante integrati nel vostro portatile.

Non solo la qualità dell’audio è scarsa, ma può anche generare un’eco (il suono della persona con cui state parlando passerà indietro nel microfono del vostro computer e genererà un loop).

Non c’è bisogno di pensarci, investite in attrezzature di qualità per il vostro materiale di lavoro.

Preferisco gli auricolari senza fili per una maggiore libertà di movimento. Le cuffie Bose QuietComfort 35 hanno una qualità audio incredibile. Gli Apple Airpods sono molto piccoli e perfettamente adatti a uno stile di vita nomade. Entrambi i dispositivi non hanno prezzo, ma il prezzo va via, la qualità rimane.

Tieni una riserva di cuffie con fili standard (come gli Apple Earpods) nel caso in cui il Bluetooth non funzioni o ti ritrovi senza batteria.

4/ Dare priorità alle videoconferenze

Puoi avere tutti gli strumenti necessari per lavorare efficacemente a distanza, ma non vedere mai il tuo cliente è ancora un vincolo.

Alcuni studi dicono che il 55% della comunicazione è non verbale (espressione facciale, linguaggio del corpo, …).

Oggi, tutti i computer portatili sono dotati di una webcam. L’utilizzo di una soluzione di videoconferenza ridurrà questo inconveniente. È anche bello vedere la persona con cui stai parlando e ti permetterà di condividere il tuo schermo se devi fare una presentazione.

Da evitare però quando si lavora in pigiama 🙂

5/ Proporre la giusta soluzione software

Sfortunatamente, molte persone non sono abituate alle chiamate in conferenza e non hanno l’attrezzatura hardware e software appropriata.

All’inizio della nostra attività nomade, nessuna chiamata è stata fatta correttamente.

Anche se eravamo operativi al 100% dalla nostra parte, c’era sempre un problema dalla parte del cliente.

Tra il cliente che non aveva installato Skype, quello che non riusciva a trovare il suo login e la sua password, quello che non riusciva a far funzionare il suo microfono, … Orrore ad ogni riunione!

Il tuo ruolo è quello di proporre al tuo cliente la soluzione giusta per farla funzionare al meglio.

Da parte mia, ecco le soluzioni che consiglio:

A/ Se ho un solo interlocutore

Torniamo alle basi: lo chiamo direttamente sul suo telefono usando il mio numero di telefono virtuale francese. Mi costa tre volte niente ed è completamente trasparente per il mio cliente che non ha niente da installare e non ha bisogno di altro hardware che il suo telefono.

La soluzione ideale.

B. Se voglio fare una videoconferenza..

Skype funziona molto bene a due condizioni: il vostro cliente lo ha installato e ricorda i suoi dati di accesso.

Ti assicuro che vuoi eliminare questa parte casuale 🙂

La soluzione ideale per me è Appear.in È gratuito (limitato a 4 interlocutori simultanei nella versione gratuita), non c’è niente da installare (usa il suo browser su computer o cellulare) e il tuo cliente non ha bisogno di registrarsi (gli dai un semplice link di condivisione, sempre lo stesso).

NB: La soluzione ora si chiama Whereby e ne parlo in dettaglio in questo articolo.

È semplice ed efficace.

Se il vostro cliente non ha un auricolare e non c’è suono, potete anche disattivare il suono, mantenere l’immagine e chiamarlo con l’A/

Con Appear.in, puoi anche condividere il tuo schermo (per questo, è necessario installare un plugin sul tuo browser, ma questo viene fatto in un clic).

C/ Se hai diversi interlocutori in diversi luoghi

Diventa più complicato 🙂

Skype o Appear.in non sono davvero opzioni, ci sarà sempre un chiamante che non ha l’attrezzatura giusta.

Gotomeeting è una soluzione eccellente (a pagamento). Un po’ sullo stesso principio di Appear.in, sarete in grado di condividere un link (con un codice di accesso) per l’aspetto visivo senza nulla da installare.

Per l’audio, ogni oratore ha una scelta: se è equipaggiato, può usare le proprie cuffie. In caso contrario, possono chiamare gratuitamente un numero di telefono (con un codice di accesso) e quindi utilizzare il loro telefono come per una chiamata classica.

Una soluzione eccellente.

EDIT: Hangouts Meet, nella sua versione a pagamento, offre la stessa funzionalità. Ora è la soluzione che uso più spesso.

Conclusione

Questi consigli sono relativamente basilari, ma se li seguirai tutti, sarai più efficace del 90% dei tuoi concorrenti, che siano nomadi o meno.

Guadagnerete professionalità agli occhi dei vostri clienti che a poco a poco dimenticheranno che siete a migliaia di chilometri di distanza.